Hybride Tagungen sind seit Corona das zukunftsweisende Format in der Arbeitswelt. Wenn die Technik stimmt, bietet es Unternehmen die Möglichkeit, Konferenzen sowohl in Präsenz als auch digital durchzuführen. Dies spart nicht nur Kosten, sondern schont auch Ressourcen.
Mitarbeitende auf der ganzen Welt auf einer Konferenz zu vernetzen, ist dank hybrider Tagungsformate keine planerische Herausforderung mehr. Allerdings stehen der Einsparung von Reise- und Hotelkosten – je nach Unternehmensgröße – Investitionen und hohe Anforderungen im Bereich der technischen Ausstattung gegenüber, damit eine Veranstaltung auch reibungslos und technisch perfekt abläuft.
Persönliche Kontakte lassen sich bei hybriden Formaten trotz allem Hightech dennoch nicht so gut pflegen wie bei einer Präsenzveranstaltung. „Uns sind persönliche Treffen sehr wichtig, insbesondere das Zusammenkommen am Abend“, sagt Hauke Hannig von EBM-Papst in Mulfingen. Auf diese Weise können Mitarbeiter ihre Kontakte pflegen und so die Zusammenarbeit weiter verbessern.
Persönliche Kontakte stärken das Netzwerk
Im vergangenen Jahr veranstaltete das Unternehmen den jährlich stattfindenden International Leadership Summit in Künzelsau wieder in Präsenz, ein Event, bei dem alle Führungskräfte zusammenkommen. „Persönliche Kontakte stärken das Netzwerk und fördern den Austausch unter den Mitarbeitern“, sagt Hennig.
Während der Coronapandemie stieg das Unternehmen auf das hybride Format um. Aus einer dreitägigen Präsenzveranstaltung wurde ein dreistündiges hybrides Informationsmeeting. Hybrid führt EBM-Papst weiterhin das monatliche Treffen der Führungskräfte sowie die Jahrespressekonferenz durch.
Entscheidend für das Gelingen der internen, hybriden Strategietagung von Bechtle, an der in Coronazeitenmehr als 12.000 Mitarbeitende teilnahmen, seien die passgenaue technologische Grundausstattung, ausreichend Bandbreite, organisatorische Anpassungen und eine zielgerichtete Kommunikation gewesen, so Pressesprecherin Sabine Brand. Inzwischen ist das Unternehmen wieder zu Präsenzveranstaltungen übergegangen, um durch direkten Austausch die Verbundenheit der Mitarbeitern zu stärken.
Technische Möglichkeiten im Mittelpunkt
Hybride Veranstaltungen sind für Bechtle aufgrund der mehr als 100 Firmenstandorte gleichwohl wichtig. Auf die Bechtle Competence Days im Mai, die als digitale Veranstaltung organisiert wird, haben Kunden und Mitarbeitende aus 14 europäischen Ländern Zugriff. Aufgrund der ressourcenschonenden und den CO₂-Ausstoß verringernden Aspekte sind hybride Veranstaltungen Teil der Nachhaltigkeitsstrategie 2030 des Unternehmens.
Zwar verfügt die Konzernzentrale in Neckarsulm über unterschiedlich große Veranstaltungsräume. Für sehr große Events werden vom Unternehmen dennoch externe Räumlichkeiten mit optimalen Voraussetzungen wie neuester Veranstaltungs- und Übertragungstechnologie gemietet.
Diese bietet auch das Konferenzzentrum im Audi Forum Neckarsulm. Die durch Corona in Mode gekommene Tagungsform bildet mittlerweile einen festen Anteil am Gesamtkon-tingent der Besprechungsformate im Konferenzzentrum, teilt Manuela Schall, Pressesprecherin Audi Neckarsulm Forum und Produktion mit.
Externe Kunden sowie unternehmensinterne Teams aus dem VW-Konzern nutzten das hybride Format häufig. Allerdings verzeichnet das Konferenzzentrum mittlerweile wieder vermehrt Anfragen für Vor-Ort-Tagungen.
Beatrix Drescher