Der Countdown läuft – ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die elektronische Rechnungspflicht. Das heißt, Unternehmen müssen dann im B2B-Bereich E-Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format nach EU-Norm empfangen können.
Laut Statista ist die Umstellung auf die E-Rechnung vor allem für den Mittelstand eine Herausforderung. Demnach sind 84 Prozent der Verantwortlichen aus mittelständischen Unternehmen nicht ausreichend vorbereitet oder arbeiten gerade erst an der Einführung einer technischen Lösung.
Die gute Nachricht: Angesichts des zu erwartenden hohen Aufwandes bei der Umsetzung in den Unternehmen gibt es für Rechnungsaussteller Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027. Keine Übergangsfrist gibt es jedoch für Firmen als Rechnungsempfänger: Sie müssen ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Und: Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind von der E-Rechnungspflicht derzeit nicht betroffen.
Die E-Rechnung soll die Digitalisierung erleichtern
Die Idee der E-Rechnung: Sie soll Unternehmen die vollständige Digitalisierung von Rechnungsausstellungs- und Verarbeitungsprozessen erleichtern. Per Definition ist eine E-Rechnung deshalb ab 1. Januar 2025 nur noch eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das bisher übliche PDF-Format erfüllt diese Anforderungen nicht und gilt daher ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.
Erfüllt werden die Formatanforderungen nach Angaben der IHK Heilbronn-Franken derzeit unter anderem von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei. Ebenfalls zulässig sind andere Formate wie beispielsweise die „französische“ Factur-X, wenn sie die technischen Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 umsetzen.
Ausführliche Informationen und einen ausführlichen Überblick zur E-Rechnung bietet die IHK Heilbronn-Franken auf ihrer Homepage.
Einen ersten Überblick über Übergangsfristen, Pflichten und was Unternehmen jetzt tun müssen, bietet die Grafik von Statista und Agenda Software:
red.