E-Mail statt Brief für die Rechnung, Screensharing statt Ausdruck für das Meeting, QR-Code statt Papierticket für die Dienstreise. Der Weg zum papierlosen Büro nimmt langsam Formen an. So wird in deutschen Büros heute deutlich weniger gedruckt als noch vor fünf Jahren.
In den vergangenen Jahren haben 82 Prozent der deutschen Unternehmen ihren Papierverbrauch reduziert: Eher weniger als noch vor fünf Jahren drucken 40 Prozent der Unternehmen, 42 Prozent sogar sehr viel weniger. Noch genau so viel wie 2019 drucken 13 Prozent und bei zwei Prozent der Unternehmen ist es sogar etwas mehr geworden. Deutlich mehr druckt keiner. Zu diesen Ergebnissen kommt eine Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.
Die meisten Unternehmen mit 48 Prozent drucken dabei, um Inhalte doppelt zu sichern und so neben der digitalen auch eine analoge Fassung auf Papier zu haben. 42 Prozent geben an, aus Gewohnheit zu drucken.
In vielen Fällen ist ein Ausdruck nicht mehr zwingend notwendig
„Dass zwingend ein Ausdruck notwendig ist, ist heutzutage die Ausnahme. Viele Prozesse lassen sich bereits rein digital abbilden. Dabei spart papierarmes Arbeiten nicht nur Ressourcen, gute digitale Prozesse sind auch effizienter, können durch Automatisierung Workflows optimieren und von Routineaufgaben entlasten“, sagt Daniil Heinze, Referent Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom.
Nach wie vor geben aber 37 Prozent der Unternehmen an, dass sie drucken, weil es bestimmte Arbeitsschritte erfordern. Bei 20 Prozent liegt der Grund darin, dass die Mitarbeitenden mit den Ausdrucken besser arbeiten können. Für Präsentationen und Meetings oder um Inhalte zu archivieren, drucken jeweils 14 Prozent und in zehn Prozent der Unternehmen wird gedruckt, um rechtliche Vorgaben zum Beispiel für handschriftliche Unterschriften zu erfüllen.
Auf dem Weg zum papierlosen Büro ist auch die Politik gefragt
„Um den Papierverbrauch und unnötigen bürokratischen Aufwand zu reduzieren, ist auch die Politik gefragt, die Schriftformerfordernisse zu reduzieren und anzupassen, wo möglich“, erklärt Heinze.
Sieben Prozent drucken, um mögliche Abhängigkeiten von digitalen Systemen zum Beispiel bei einem Stromausfall zu vermeiden. während sechs Prozent angeben, ihnen fehle das Know-how für eine Umstellung auf rein digitales Arbeiten.
Keinen Zweifel gibt es aber daran, dass der Verzicht auf das Drucken wirtschaftlich sinnvoll wäre: Niemand gibt an zu drucken, weil der wirtschaftliche Nutzen bei einer Umstellung auf rein digitales Arbeiten unklar sei.
red