Heutzutage ist es ganz normal, dass Unternehmen mehrere weltweite Standorte oder Niederlassungen haben. Zum einen ist das gewinnbringend, zum anderen erschwert es aber die Kommunikation zwischen den Kollegen. Die Lösung: Skype for Business.
Konferenzen gehören bei den meisten Unternehmen zum Alltag. Wer nicht im gleichen Gebäude sitzt, setzt auf Telefonkonferenzen und Skype. Mit diesem kostenlosen Instant-Messaging-Dienst kann man seinen Gesprächspartner live sehen, auch wenn er sich real gerade auf einem ganz anderen Kontinent befindet. „Würth setzt schon seit vielen Jahren auf das Telefonieren über das Internet“, sagt Jürgen Häckel, Geschäftsführer der Würth IT GmbH in Bad Mergentheim. Angefangen habe es mit dem Office Communication Server, welcher 2009 von Microsoft Lync abgelöst wurde. Seit 2015 wird bei dem IT-Spezialisten „Skype for Business“ aktiv genutzt.
Auch die Audi AG macht von dieser Technologie Gebrauch. Für die Kommunikation und Kollaboration vor allem über Ländergrenzen hinweg sei bei dem Neckarsulmer Autobauer ebenfalls Skype for Business vorgesehen. „Audi ist ein international agierendes Unternehmen mit vielen Produktionsstandorten weltweit“, sagt Joachim Atz, Leiter Center of Competence Telekommunikation. Mit dem Microsoft-Dienst seien nicht nur Telefonie und Chat, sondern auch Application-Sharing und Desktop-Videoconferencing auf dem Laptop sowie auf iOS-Geräten möglich, zum Beispiel auch von zuhause. Seit 2012 nutze Audi nun Skype for Business.
„Durch die zahlreichen Features, die eine Zusammenarbeit und Gesprächsführung zwischen Personen erlauben, als würde man nebeneinander sitzen, konnten wir die erforderlichen Reisekosten deutlich senken“, sagt Häckel von der Würth IT. Atz etwa findet es positiv, dass das Telefonieren per Skype den Austausch und die Kooperation über die Standorte hinweg erleichtert. Außerdem erhöhe es die Dynamik der Kommunikation zwischen dem Unternehmen und seinen Partnern. Man spare darüber hinaus Zeit, da Reisen dank Videokonferenzen in vielen Fällen überflüssig werden.
Vor- und Nachteile der Technik
Nutzer erkennen, ob ein Kollege für ein Telefonat verfügbar ist. Nachrichten können per Chatfunktion gesendet werden. Konferenzen mit bis zu 250 Personen sind gleichzeitig möglich. Die Kehrseite der Medaille solcher Dienste sei jedoch, dass der persönliche Menschenkontakt auf der Strecke bleibt, sagt Häckel. Er rät, die richtige Mischung aus Vor-Ort-Gesprächen und Telefonkonferenzen zu finden.
Aus technischer Sicht seien für Skype for Business ein Rechner mit aktueller Windows- oder OSX-Betriebssoftware nötig sowie eine Netzwerkverbindung, so Häckel. Damit kann man mit einem Klick eine Konferenz herstellen. Um bei den Gesprächen etwas hören und sein Gegenüber auch sehen zu können, greifen die Teilnehmer einfach auf das im Laptop verbaute Mikrofon samt dessen Kamera oder auf ein externes Headsetsystem zurück. Auch das Smartphone beherrscht IP-Telefonie, also das Telefonieren per Internet.
Würth und Audi nutzen Skype for Business sowohl intern als auch extern sowie für Vorstellungsgespräche – nicht zuletzt, um Reisekosten zu sparen. „Über die Kommunikationssoftware treten wir mit Bewerbern per Video in Kontakt und können ortsunabhängig Gespräche mit ihnen führen – so vereinfachen wir das Kennenlernen für beide Seiten“, berichtet Atz. Generell erhält er durchweg positives Feedback von den Nutzern. „Die Mitarbeiter sind von den Vorteilen der modernen Kommunikationsmöglichkeit überzeugt.“ Häckel räumt ein, dass manche Mitarbeiter anfangs etwas skeptisch gewesen seien, als auf die IP-Telefonie umgestellt worden sei. „Als sich die Beschäftigten aber mit dem System vertraut machen konnten, was intern auch mit Schulungen und Workshops gestützt wurde, wurden die kritischen Stimmen immer leiser und vereinzelter, ehe sie irgendwann komplett verstummten.“
Tanja Capuana-Parisi