Im Arbeitsalltag Nachrichten und Verträge per E-Mail verschicken ist für die meisten inzwischen normal. Nach wie vor in vielen Unternehmen ebenfalls nicht nur zu finden, sondern auch in Gebrauch, sind Faxgeräte.
Schreibmaschine, Rohrpost oder Diskette – was einst einmal als modernster Bürostandard galt, gehört heute längst der Vergangenheit an, ersetzt durch Computer, E-Mail und Cloud. Ein Urgestein der Bürokommunikation hält sich trotz Alternativen dennoch weiterhin hartnäckig – das Faxgerät. In drei Viertel (77 Prozent) der deutschen Unternehmen kommt das Fax noch immer zum Einsatz. Jedes vierte Unternehmen (25 Prozent) nutzt es sogar noch häufig oder sehr häufig. Das zeigen die Ergebnisse einer Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die 604 Unternehmen in Deutschland repräsentativ befragt wurden.
Insgesamt geht die Faxnutzung damit zumindest langsam zurück: 2023 faxten insgesamt noch 82 Prozent der Unternehmen. 2022 waren es noch 88 Prozent, 2020 noch 92 Prozent und 2018 sogar noch 95 Prozent. Auch die intensive Faxnutzung nimmt demnach ab: 2018 war der Anteil derer, die häufig oder sehr häuf Faxe verschickten mit 49 Prozent etwa doppelt so hoch wie 2023. „Zwar ist die Faxnutzung in deutschen Unternehmen seit Jahren rückläufig, trotzdem geht der Wandel erstaunlich langsam vonstatten – gerade, wenn man bedenkt, dass es längst komfortablere und sichere Wege gibt“, erklärt Daniil Heinze, Referent Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom.
Faxen aus Gewohnheit und weil es sicher ist
Die Gründe sind vielfältig, warum die Unternehmen noch immer am Fax festhalten. So geben 56 Prozent der Unternehmen, die noch faxen, an, dies sei in der Kommunikation mit Behörden unumgänglich. 43 Prozent faxen, weil es sicherer als der Postweg sei. Weitere 35 Prozent halten daran fest, weil sie gut funktionierende und etablierte Faxprozesse haben. Jeweils 27 Prozent faxen aus Gewohnheit beziehungsweise, weil sie in der Regel ein Zustellungsnachweis benötigen.
„Alternativen zum Fax sind zum Beispiel die digitale Signatur, der EDI-Standard oder spezielle E-Mail-Formate, die auch rechtssichere Zustellnachweise bieten“, so Heinze. „Damit diese effizienteren und sichereren Alternativen lange etablierte Faxprozesse ablösen, braucht es die Bereitschaft auf allen Seiten, bestehende Lösungen zu hinterfragen und sich auch neues digitales Knowhow anzueignen.“
Ein weiteres Viertel der Unternehmen gibt an, zu faxen, um den Anforderungen ihrer Kundschaft gerecht zu werden. Zehn Prozent faxen, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen und weitere sieben Prozent setzen weiterhin auf das Fax, weil sie der Meinung sind, es sei sicherer als die digitale Kommunikation. Das Fax als Backup, falls digitale Systeme ausfallen, nutzen sechs Prozent.
„Insbesondere bei der Verschlüsselung von Daten haben die digitalen Kanäle dem klassischen Fax einiges voraus“, erklärt Heinze. „Digitale Faxgeräte kombinieren dies und übertragen die Daten mit speziellen Faxprotokollen über das Internet statt wie ursprünglich über Telefonleitungen. Im Vergleich zu einer Standard-E-Mail bietet das digitale Fax häufig eine automatische Empfangsbestätigung, ist weniger fälschungsanfällig und eignet sich auch für rechtsichere Kommunikation.“
Bei vielen kommt das Fax noch per Ausdruck an
Den modernen Fax-Standard, bei der das Fax beispielsweise als Bilddatei versandt wird, nutzen 72 Prozent der befragten Unternehmen und 24 Prozent setzen sogar ausschließlich darauf. 18 Prozent hingegen nutzen nach wie vor nur den älteren Standard. Bei diesem wird das Fax noch klassisch über Telefonleitung und mit Ausdruck versandt. Insgesamt setzen noch 66 Prozent der faxenden Unternehmen (auch) auf den älteren Standard.
red.