Weniger Papier und Aktenorder, dafür Videokonferenzen und Messenger – Die Digitalisierung in der Arbeitswelt schreitet voran. Wie genau dies bei deutschen Unternehmen aussieht und wo es noch Aufholbedarf gibt, zeigt eine Studie des Digitalverbands Bitkom e.V.
Die Arbeitswelt wird immer digitaler. Doch auf welchem Stand sind die deutschen Unternehmen, wenn es um die Digitalisierung ihrer Büros geht? Zu diesem Thema wurden im Auftrag des Digitalverbands Bitkom e. V. insgesamt 602 Unternehmen mit über 20 Beschäftigten in Deutschland befragt.
Das Ergebnis der Umfrage ist eindeutig: Mit 72 Prozent gaben fast drei Viertel der befragten Unternehmen an, digital zu arbeiten. Das wirkt sich auch auf den Papierverbrauch aus: 32 Prozent der Unternehmen betonten, heute deutlich weniger Papier zu brauchen als noch vor fünf Jahren. 40 Prozent von ihnen nutzen zumindest etwas weniger Papier.
Digitalisierung in der Arbeitswelt: Die Anzahl der Aktenordner geht zurück
Der geringere Bedarf an Papier zeigt sich in den Büros auch in der rückläufigen Zahl der Aktenordner. Gleich 57 Prozent der befragten Unternehmen haben in ihren Büros weniger Aktenordner als noch vor fünf Jahren. 20 Prozent der Unternehmen nutzen sie deutlich weniger, 37 Prozent eher weniger. Bei 34 Prozent der Umfrage-Teilnehmer hat sich die Anzahl der Aktenordner nicht verändert. Neue Ordner angeschafft haben 4 Prozent. Nur ein Prozent der Unternehmen hat ihre Anzahl stark erhöht.
Aber auch in den Kommunikationswegen zeigt sich die Digitalisierung in den Unternehmen. Messenger, Portale und Kollaborationstools ersetzen papier-basierte Kommunikationswege wie Brief und Fax zunehmend. Nur 39 Prozent der Unternehmen nutzen die Briefpost häufig oder sehr häufig. Das Fax verwenden nur noch ungefähr 18 Prozent.
Digitale Kommunikationswege wie die E-Mail nutzen der Umfrage zufolge 100 Prozent aller Unternehmen. Über das Smartphone kommunizieren 94 Prozent von ihnen, Videokonferenzen werden von 67 Prozent der Unternehmen regelmäßig genutzt. Das klassische Festnetz-Telefon nutzen nach wie vor 93 Prozent.
Die Digitalisierung in der Bürokommunikation schreitet voran
Beliebter geworden sind im Vergleich zu 2024 vor allem Messenger-Dienste. Während 2024 nur 61 Prozent der Unternehmen sie nutzten, sind es nun 66 Prozent. Was Kunden- und Mitarbeiterportale betrifft, so nutzten sie in diesem Jahr 53 Prozent der Unternehmen. 2024 waren es nur 47 Prozent. Textchats und Kollaborationstools setzen 48 Prozent der Unternehmen regelmäßig ein. 36 Prozent nutzen die sozialen Medien sehr häufig zur Kommunikation.
Als Gründe für die Digitalisierung gaben 94 Prozent der Unternehmen an, nachhaltiger werden zu wollen. 92 Prozent bezwecken damit Kosten einzusparen und 77 Prozent haben sich effizienteres und transparenteres Arbeiten zum Ziel gesetzt. 74 Prozent der Unternehmen wollen ihre Mitarbeiter durch die Digitalisierung entlasten.
Aufholbedarf bei der Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse
Anders als in der Bürokommunikation sieht jedoch die Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse aus. 37 Prozent der befragten Unternehmen nehmen sich hier als Vorreiter war und 11 Prozent sehen sich als Spitzenreiter. Zugleich betrachten sich jedoch 49 Prozent der Unternehmen als Nachzügler in diesem Bereich. Ein Prozent ist sogar der Meinung, den Anschluss bei der Digitalisierung verpasst zu haben.
„Deutsche Unternehmen müssen die Digitalisierung jetzt konsequent vorantreiben, von der Planung in die Umsetzung übergehen und in digitale Kompetenzen und Infrastruktur investieren – nur so sichern sie ihre Zukunftsfähigkeit“, so Dr. Bernhard Rohleder, Hauptgeschäftsführer des Bitkom.
Red.
Digitalisierung braucht Höchstmaß an Sicherheit
Digitalisierung in der Personalarbeit
