Künstliche Intelligenz im Einkauf: Oliver Scharf von VISA über Smart Procurement und die Rolle der KI-Agenten

Effizienz im Einkauf entscheidet sich zunehmend im Zahlungsprozess. Im Interview erklärt Oliver Scharf, Firmenkundenleiter bei Visa, wie KI den Einkauf verändert und warum gerade jetzt ein Paradigmenwechsel nötig ist.

Herr Scharf, werden bald nicht mehr Kunden aus Fleisch und Blut einkaufen gehen, sondern die KI?

Oliver Scharf: So in der Art könnte man die Zukunft beschreiben. KI-Agenten werden im Auftrag eines Unternehmens Einkaufsprozesse durchführen.

Steht der Einkauf gerade insgesamt vor einem der größten Umbrüche seit Jahrzehnten?

Scharf: Wir erleben auf jeden Fall gerade einen großen Wandel. Zahlungsprozesse sind längst keine reine Abwicklung mehr. Sie entscheiden maßgeblich darüber, wie reibungslos Einkauf, Buchhaltung und Controlling zusammenspielen. Somit bestimmen sie mit, wie effizient und widerstandsfähig ein Unternehmen aufgestellt ist. Unternehmen müssen heute in der Lage sein, Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen und Richtlinien automatisiert durchzusetzen. Das gelingt nur, wenn Zahlungsprozesse nahtlos und tief in die Systemlandschaft integriert sind.

Was bedeutet für Sie Smart Procurement?

Scharf: Für mich ist Smart Procurement, also die intelligente, digital integrierte Steuerung des Einkaufs, weit mehr als bloße Automatisierung. Es geht viel mehr um einen Perspektivwechsel: Wir verstehen Zahlungsprozesse nicht mehr als isolierten Schritt, sondern als eine verbindende Schnittstelle im Unternehmen. Hier greifen Datenmanagement, Freigaben und Reporting nahtlos ineinander. Das Ziel ist ein vernetzter Steuerungsprozess, in dem Ausgaben in Echtzeit sichtbar werden, Richtlinien sich automatisiert umsetzen lassen und wichtige Kennzahlen direkt aus der Transaktion entstehen.

Zahlungen medienbruchfrei auslösen

Wo entstehen aktuell die größten Reibungsverluste?

Scharf: Die größten Verluste entstehen, wo Prozesse manuell und von Medienbrüchen geprägt sind. Papierbasierte Freigaben oder das händische Abtippen von Daten für eine Überweisung bremsen nicht nur die Effizienz, sie machen Zahlungen auch zur Blackbox, weil niemand im Prozess in Echtzeit sieht, wo Geld fließt, wer entschieden hat und nach welchen Regeln. Im Alltag spüren Unternehmen das bei typischen Ausgaben wie Software-Abos, Reisen oder Projektanschaffungen.

Warum gibt es diese Brüche überhaupt noch – trotz moderner ERP-Systeme?

Scharf: Viele Unternehmen managen Rechnungen und Prozesse zwar in modernen IT‑ oder ERP‑Systemen, die zentrale Geschäftsprozesse bündeln, aber die Zahlungsauslösung selbst ist in der Regel nicht integriert. Die Prozesskette reißt genau im entscheidenden Moment ab: Wenn bezahlt werden soll, müssen Nutzer das System verlassen, etwa für den Login ins Onlinebanking. Ohne offene Schnittstellen und integrierte Workflows finden Auslösung und Verbuchung dann nicht innerhalb einer konsistenten Systemlogik statt. Das Ergebnis ist wieder manuelle Arbeit.

Kann die Digitalisierung diese Lücken schließen?

Scharf: Digitalisierung ist das Fundament, aber ist kein Selbstläufer. Sie muss zwingend die gesamte Prozesskette umfassen. Zahlungen sind Teil dieser Kette. Wenn die Schritte davor – etwa die Bestellung oder Freigabe – nicht digital sind, lässt sich auch die Zahlung nicht sinnvoll automatisieren. Das Ziel muss es daher sein, Zahlungen medienbruchfrei direkt aus den bestehenden Systemen heraus auszulösen. Wo die Digitalisierung nur stückwerkhaft bleibt, stößt sie an ihre Grenzen.

Die Funktionsweise von KI-Agenten

Noch einmal zu Agent-to-Agent-Zahlungen. Wie funktioniert das genau?

Scharf: Konkret bedeutet das: Nutzer delegieren den operativen Einkauf oder zumindest Teile davon an KI-Agenten. Diese digitalen Assistenten können im Auftrag des Unternehmens den gesamten Prozess eigenständig abwickeln – von der Auswahl bis zur Bezahlung. Wichtig ist dabei: Sie agieren nicht willkürlich, sondern innerhalb eines fest definierten Regelwerks, sodass Budgets und Genehmigungen jederzeit unter menschlicher Kontrolle bleiben.

Heißt das, die Systeme handeln künftig direkt miteinander?

Scharf: Genau. Während wir heute meist über Mensch-zu-System-Schnittstellen sprechen, kommunizieren künftig verschiedene agentische KI-Systeme direkt miteinander und lösen Zahlungen autonom aus.

Was bringt das den Unternehmen konkret?

Scharf: Dieser Wechsel bringt deutliche Vorteile mit sich: Durch die Reduzierung manueller Schritte und Medienbrüche werden Abläufe nicht nur beschleunigt, sondern auch transparenter. Da Zahlungen nun direkter Bestandteil des Workflows sind, lassen sie sich besser steuern, was die Teams im operativen Tagesgeschäft spürbar entlasten kann.

Sicherheit auf zwei Ebenen

Wie integriert man so ein Konzept in bestehende Strukturen, ohne den Betrieb zu stören?

Scharf: Der Schlüssel liegt in der nahtlosen Integration über offene Schnittstellen. Wir docken direkt an die bestehende Infrastruktur an, statt sie zu ersetzen. So ermöglichen wir einen bruchfreien Datenfluss, der wiederum Voraussetzung für Sicherheit und Revisionsfestigkeit ist.

Können Sie ein Beispiel nennen?

Scharf: Ein perfektes Beispiel dafür sind virtuelle Karten: Sie sind sofort einsatzbereit, lassen sich individuell steuern und fügen sich geräuschlos in die bestehenden Software-Tools und Abläufe ein. So modernisiert man Systeme, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden.

Sicherheit ist bei Zahlungen entscheidend. Wie stellen Sie das bei autonomen Prozessen sicher?

Scharf: Sicherheit definieren wir hier auf zwei Ebenen: Erstens müssen wir Betrug wirksam verhindern – gerade im Umfeld von Agentic AI. Zweitens brauchen wir den klaren Nachweis der Legitimation. Es muss jederzeit transparent sein, welche Person oder Instanz hinter einem KI-Agenten steht. Compliance entsteht dann, wenn klassische Rollen- und Freigabestrukturen fest in den digitalen Workflow integriert werden. So lassen sich interne Richtlinien und externe Vorgaben systemseitig abbilden.

Wie wird das technisch gelöst?

Scharf: Über starke Authentifizierung und APIs, also standardisierte Schnittstellen zwischen Systemen. Ein Agent wird dabei im System genauso eindeutig identifiziert wie ein menschlicher Mitarbeitender, sodass Zugriffe und Berechtigungen sauber geregelt sind.

Skalierbarkeit im globalen Wettbewerb

Wie sieht das bei globalen Konzernen aus – sind solche Lösungen weltweit skalierbar?

Scharf: Echte Skalierbarkeit im globalen Wettbewerb steht und fällt mit der Balance aus zentraler Steuerung und lokaler Anpassung. Digitale Zahlungslösungen sind hier ein wichtiger Hebel: Sie unterstützen Konzerne dabei, weltweit einheitliche Governance-Standards auszurollen, während flexible Konfigurationen die Einhaltung spezifischer nationaler Regulierungen sicherstellen.

Und das funktioniert auch über Ländergrenzen hinweg?

Scharf: Ja. Rollenbasierte Freigaben und automatisierte Protokollierung sorgen dafür, dass sich Budgets grenzüberschreitend überwachen und Verantwortlichkeiten klar zuordnen lassen. So entsteht eine transparente Infrastruktur, die mit neuen Märkten mitwächst, ohne durch regulatorische Hürden ausgebremst zu werden.

Smart Procurement für kleine und mittelständische Unternehmen

Und was heißt das für kleinere und mittelständische Unternehmen – können die auch profitieren?

Scharf: Absolut – gerade hier ist der Hebel enorm. Da Ressourcen in kleineren Unternehmen oft knapp sind, fällt die administrative Last besonders stark ins Gewicht. Ein großer Teil der Arbeitszeit fließt bei ihnen in Tätigkeiten außerhalb des Kerngeschäfts. Smart Procurement bedeutet hier vor allem Entlastung: Wenn Prozesse digitalisiert und automatisiert werden, sparen die Teams wertvolle Zeit, die sie ins Kerngeschäft investieren können.

Was brauchen KMU konkret?

Scharf: Alltagstaugliche Werkzeuge, die Aufgaben bündeln statt fragmentieren: ein zentrales Dashboard für das Ausgabenmanagement, eine automatisierte Belegerfassung und Schnittstellen zur Buchhaltung.

Wird KI den Zahlungsprozess im Einkauf in fünf Jahren vollständig autonom machen?

Scharf: Ich erwarte deutlich mehr Autonomie in definierten Standardszenarien, aber keinen Blindflug. Die Zukunft gehört nicht der unkontrollierten KI, sondern Systemen, die innerhalb fester Leitplanken agieren. In unserer Vision ist die Arbeitsteilung klar: Die KI bereitet Zahlungen vor, stößt sie an und dokumentiert sie lückenlos.

Bleibt die Kontrolle beim Menschen?

Scharf: Governance, Regelsetzung, Freigabelogiken und vor allem der Umgang mit Ausnahmen bleiben menschliche Hoheitsgebiete. Es geht also darum, Zahlungen tief in digitale Prozessketten einzubetten und sie dort durch Regeln sicher zu machen, nicht darum, die Verantwortung abzugeben.

Interview von Teresa Zwirner