Hybride Veranstaltungen bieten neue Chancen, stellen Organisatoren aber auch vor Herausforderungen. Julia Blatter, Eventmanagerin am Bildungscampus Heilbronn, erklärt, worauf es bei der erfolgreichen Verbindung von digitaler und physischer Teilnahme ankommt.
Hybride Formate galten zunächst als Antwort auf die Pandemie. Welche Rolle spielen Hybrid-Events heute in der Praxis?
Julia Blatter: Sie sind aus dem professionellen Veranstaltungsbereich nicht mehr wegzudenken, weil sie das Beste aus zwei Welten verbinden. Ein hybrides Format schenkt Veranstaltern maximale Reichweite und Flexibilität: Fachexpertinnen und internationale Gäste können digital teilnehmen, während die Teilnehmer vor Ort das volle Eventerlebnis genießen. Es geht heute nicht mehr um ein Notfallszenario, sondern um ein strategisches Plus an Zugänglichkeit.
Mehr Reichweite bedeutet auch höhere technische Anforderungen. Worauf kommt es an, damit die Technik zum Erfolgsfaktor
wird?
Julia Blatter: Das Schlüsselwort lautet Reibungslosigkeit. Technik funktioniert dann am besten, wenn man sie als Veranstalter oder Referent gar nicht wahrnimmt. Sie darf nicht überfordern oder Zeit rauben. Wenn erst zehn Minuten nach Kabeln gesucht werden muss, geht die Energie im Raum verloren. Ein Erfolgsfaktor ist daher eine intuitive Logistik vor Ort, wie unser Plug-&-Play-Prinzip im Konferenzbereich für das einfache und schnelle Teilen von Präsentationen mit einem Klick.
Technik und Support als Schlüssel zum Erfolg
Wo liegen bei hybriden Veranstaltungen die größten Herausforderungen?
Julia Blatter: Die größte Hürde liegt darin, beide Welten gleichwertig abzuholen. Nichts ist enttäuschender für ein Online-Publikum als das Gefühl, nur durch ein schlechtes Kamerabild zuzuschauen. Umgekehrt darf das Präsenzpublikum vor Ort nicht vernachlässigt werden. Beide Seiten benötigen ein perfektes Zusammenspiel von Bild, Ton und Regie. Das erfordert technisches Know-how und eine saubere Schnittstelle zwischen Vor-Ort-Erlebnis und digitalem Stream.
Wie lässt sich dieses Zusammenspiel in der Praxis sicherstellen?
Julia Blatter: Auf zwei Dinge kommt es an: erstens auf absolute Ausfallsicherheit und Benutzerfreundlichkeit im System selbst. Zweitens, und das wird oft unterschätzt, auf den Faktor Mensch. Die beste Medientechnik nützt nichts, wenn man in Stresssituationen allein gelassen wird. Deshalb setzen wir bei größeren Veranstaltungen auf hauseigene Techniker vor Ort, die dauerhaft die Regie für Ton, Bild und Licht steuern. Menschlicher Support gibt Veranstaltern das nötige Vertrauen und die Ruhe.
Der Bildungscampus als Veranstaltungsort
Der Bildungscampus vereint Unternehmen, Hochschulen und Forschungseinrichtungen an einem Ort. Welchen Mehrwert bietet dieses Umfeld für Business Events?
Julia Blatter: Dieses Ökosystem ist ein echter Katalysator. Ein Event findet bei uns nicht in einer anonymen Halle am Stadtrand statt, sondern mitten im Herzen von Innovation und Bildung. Wenn Unternehmen, Spitzenforschung und Wissenschaft auf engstem Raum zusammenkommen, entsteht automatisch eine inspirierende Atmosphäre. Die Wege sind kurz, Synergien liegen praktisch auf der Straße und Themen wie Transformation oder Digitalisierung sind hier greifbar. Das wertet jedes Event inhaltlich und emotional auf.
Wie werden sich Business Events in den kommenden Jahren weiterentwickeln?
Julia Blatter: Der Anspruch an Qualität wird auch in Zukunft der entscheidende Faktor sein. Reine „Kamera-hält-auf-Bühne“-Streams gehören der Vergangenheit an. Die Events der Zukunft sind hochdynamisch, interaktiv und stark personalisiert. Die physische Präsenz wird zum Premium-Erlebnis für Networking und Inspiration, während der digitale Part als gleichwertige, interaktive Komponente weiter ausgebaut wird. Veranstaltungsorte, die modernste Medientechnik, exzellenten Support und stilvolle Architektur vereinen, werden dafür auch künftig den perfekten Rahmen bieten.
Interview von Teresa Zwirner
Zur Person
Julia Blatter verantwortet seit über vier Jahren die Vermarktung der Eventflächen am Bildungscampus in Heilbronn, im Namen der Schwarz Campus Service GmbH & Co. KG.
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