423 Millionen Teilnahmen an Events in Deutschland zeigen: Trotz KI und Digitalisierung bleibt der direkte Austausch unersetzlich. Warum persönliche Treffen ein wichtiger Erfolgsfaktor bleiben und wie ganze Regionen davon profitieren können.
Was macht Veranstaltungen wertvoll, wenn Wissen jederzeit digital verfügbar ist? Genau dieser Frage gehen aktuelle Forschungen des Research Centre for Future Meeting Studies von Fraunhofer IAO und GCB German Convention Bureau e.V. nach. Das Ergebnis: Je digitaler die Arbeitswelt wird, desto wichtiger werden persönliche Begegnungen.
„Unsere Studie zeigt, dass Künstliche Intelligenz vor allem standardisierte und routinierte Aufgaben übernehmen kann, während menschliche Fähigkeiten wie Empathie und situatives Urteilsvermögen aktuell sogar an Bedeutung gewinnen“, sagt Tilman Naujoks vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO. Gerade Business Events böten den Raum für diese spezifisch menschlichen Qualitäten und schafften Vertrauen, Orientierung und soziale Verbundenheit.
Damit wandelt sich auch die Funktion von Kongressen, Tagungen und Netzwerktreffen. Lange Zeit standen Inhalte und Wissensvermittlung im Mittelpunkt. Heute sind Fachinformationen jederzeit verfügbar, Vorträge können gestreamt und Expertenwissen innerhalb weniger Sekunden abgerufen werden. „Information allein ist heute kein knappes Gut mehr. Der besondere Wert von Präsenzveranstaltungen liegt vielmehr in der gemeinsamen Erfahrung, im spontanen Austausch und in der Fähigkeit, Beziehungen aufzubauen und langfristige Bindungen zu schaffen“, betont Naujoks.
Business-Events als Treffpunkte für Austausch und Innovation
Viele Impulse entstünden nicht während eines Vortrags, sondern in informellen Gesprächen, gemeinsamen Erlebnissen oder durch das Aufeinandertreffen unterschiedlicher Perspektiven. „Künstliche Intelligenz kann Inhalte bereitstellen und Prozesse unterstützen. Sie kann jedoch das soziale Erleben und die persönliche Dynamik menschlicher Begegnungen nicht vollständig reproduzieren“, sagt Naujoks.
Vor diesem Hintergrund beobachtet er auch Veränderungen in der Arbeitswelt: Hybride Arbeitsmodelle, virtuelle Meetings und digitale Zusammenarbeit sorgen zwar für mehr Flexibilität und Effizienz. Gleichzeitig gingen jedoch vielerorts die spontanen Begegnungen zurück, aus denen häufig neue Ideen, Kooperationen und Innovationen entstünden. Veranstaltungen übernähmen daher aus seiner Sicht zunehmend die Rolle physischer Treffpunkte, an denen Austausch, Inspiration und Vernetzung bewusst ermöglicht werden.
Für Unternehmen gewinnt dieser Aspekt auch vor dem Hintergrund des demografischen Wandels an Relevanz. Viele Organisationen stehen vor der Aufgabe, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen und gleichzeitig wertvolles Erfahrungswissen im Unternehmen zu halten. Gerade hier können Business Events eine wichtige Rolle spielen. „Business Events sind weit mehr als Informationsveranstaltungen.
Sie schaffen Plattformen, auf denen Wissen geteilt, Netzwerke aufgebaut und Erfahrungen generationsübergreifend weitergegeben werden können“, erklärt Naujoks. Solche Formate würden gerade angesichts des Fachkräftemangels wichtiger, „weil sie den Aufbau von Communities fördern und Organisationen helfen, Fachkräfte langfristig zu binden“.
KI übernimmt Prozesse, Menschen schaffen Mehrwert
Parallel dazu verändert KI die Arbeit hinter den Kulissen der Branche grundlegend. Die aktuelle Studie „Demografischer Wandel trifft KI und Automatisierung“ untersuchte eine Vielzahl an Anwendungsfällen und kommt zu dem Ergebnis, dass insbesondere Registrierungsprozesse, Teilnehmermanagement, Logistik oder standardisierte Serviceleistungen verstärkt durch digitale Systeme übernommen werden können.
„Mit zunehmender Automatisierung verschiebt sich der Schwerpunkt vieler Tätigkeiten von der Ausführung zur Steuerung und Überwachung von Prozessen“, erklärt Naujoks. Dadurch entstünden neue Anforderungen an Beschäftigte. „Besonders wichtig werden Empathie, Kommunikationsfähigkeit, Kreativität, Problemlösungskompetenz und situatives Entscheidungsvermögen.“
Diese Fähigkeiten seien etwa in Beratung, Service, Sicherheit oder bei der Entwicklung neuer Veranstaltungsformate entscheidend und ließen sich nur begrenzt automatisieren. „Künftig entsteht der größte Mehrwert dort, wo Menschen technologische Unterstützung mit diesen Kompetenzen kombinieren“, ist sich Naujoks sicher.
Für Veranstalter eröffnet dies die Chance, Ressourcen stärker auf hochwertige Inhalte, Community-Building und persönliche Betreuung zu konzentrieren. Wenn Standardaufgaben effizienter erledigt werden, bleibt mehr Zeit für das, was Veranstaltungen aus Sicht der Teilnehmenden wirklich wertvoll macht.
Business-Events als Standortfaktor
Die wachsende Bedeutung persönlicher Begegnungen hat auch Folgen für Regionen und Wirtschaftsstandorte. Denn Business-Events stärken nicht nur Unternehmen und Netzwerke, sondern können auch ganze Regionen voranbringen. Der wirtschaftliche Mehrwert solcher Veranstaltungen wird laut Prof. Dr. Ralf Bochert, Professor für Volkswirtschaftslehre und Destinationsmanagement an der Hochschule Heilbronn, oft unterschätzt.
„Gerade in Zeiten einer gewissen Anonymisierung und Digitalisierung der Kommunikation bedeuten persönliche Treffen eine Art Vertiefung der Beziehungen, die als etwas Besonderes und Wertvolles wahrgenommen werden und daher auch in den damit verbundenen räumlichen Bezügen wirksam sind.“ Insbesondere für Regionen, die Unternehmen, Fachkräfte und Investoren anziehen wollen, können solche Veranstaltungen deshalb ein wichtiger Standortvorteil sein. Auch für Heilbronn-Franken eröffnen sich daraus interessante Perspektiven.
Wo Business auf Lebensqualität trifft
Die Region verfügt über leistungsfähige Tagungs- und Veranstaltungsorte, eine starke Wirtschaftsstruktur und kurze Wege zwischen Unternehmen, Wissenschaft und Praxis. Voraussetzungen also, die Business-Events begünstigen und zugleich dazu beitragen können, die Sichtbarkeit und Attraktivität des Standorts weiter zu stärken. „Die Region hat alles, was ein erfolgreicher Veranstaltungsstandort braucht“, so Bochert.
Besonders positiv sei die derzeitige Wahrnehmung der Region als dynamischer und zukunftsorientierter Wirtschaftsstandort. Das könne weitere Unternehmen, Fachkräfte und Veranstalter anziehen. Damit die Region davon möglichst stark profitiert, braucht es laut Bochert jedoch mehr als gute Veranstaltungsräume.
Wichtig seien eine moderne Infrastruktur, attraktive Hotels und Gastronomie, ein starkes Standortimage sowie eine gute Erreichbarkeit. Zunehmend relevant werde außerdem das Freizeitangebot: „Ein attraktives Freizeitangebot für diejenigen Gäste, die nicht nur auf die Veranstaltung selbst schauen, sondern Business-orientierte Reisen auch gern noch ergänzen wollen.“
Teresa Zwirner
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