Mehr E-Mails statt Briefe, digitale Office-Lösungen statt Aktenschränke, der Einsatz von Künstlicher Intelligenz – die Digitalisierung in den Unternehmen schreitet weiter voran. Das zeigen die Ergebnisse des Digital Office Index 2024, einer Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.
E-Mails statt Briefe, Screensharing statt Ausdrucke, Cloud-Ablagen statt Aktenschränke – immer mehr Unternehmen in Deutschland verzichten auf Papier. Inzwischen arbeiten 15 Prozent der Unternehmen komplett papierlos. Das sind fast doppelt so viele wie noch vor zwei Jahren (8 Prozent). Nicht komplett papierlos, aber nur noch zu etwa einem Viertel papierbasiert arbeiten weitere 24 Prozent der 1100 repräsentativ befragten Unternehmen in Deutschland. Zwei Jahre zuvor waren es noch 34 Prozent. Noch etwa zur Hälfte bearbeiten 38 Prozent der deutschen Unternehmen ihre Büro- und Verwaltungsprozesse auf Papier. 2022 waren es 33 Prozent.
Bei 14 Prozent laufen hingegen noch etwa drei Viertel der Prozesse papierbasiert ab (2022: 18 Prozent) und bei sechs 6 Prozent sogar nahezu alle (2022: 4 Prozent).
Weniger Papier bedeutet auch weniger Aktenordner – so hat die Hälfte der Unternehmen die Anzahl ihrer Aktenschränke in den vergangenen fünf Jahren reduziert. „Papierlose Prozesse sparen nicht nur Ressourcen, sie sind auch Voraussetzung für gut funktionierendes mobiles, ortsunabhängiges Arbeiten“, sagt Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder. Inzwischen stehen 96 Prozent der Unternehmen der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse grundsätzlich offen gegenüber, vor zwei Jahren waren es erst 89 Prozent.
Mehr Digitalisierung und weniger Fax und Briefpost
Ein weiterer Trend: Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Das planen laut Studie 88 Prozent der Unternehmen. Verschickten 2022 noch knapp die Hälfte der Unternehmen (48 Prozent) häufig oder sehr häufig Briefe, sind es inzwischen noch 40 Prozent. Auch das Fax wird zunehmend abgelöst: Häufig oder sehr häufig faxen nur noch 30 Prozent (2022: 40 Prozent). Jedes zehnte Unternehmen habe sich in den vergangenen beiden Jahren weitgehend vom Fax verabschiedet, betont Rohleder.
Ebenfalls nicht mehr aufzuhalten: Der Siegeszug des Smartphone. 90 Prozent nutzen es mittlerweile häufig oder sehr häufig für die geschäftliche Kommunikation (2022: 83 Prozent). Zuwächse verzeichnen zudem Messenger-Dienste mit 61 Prozent (2022: 51 Prozent). Auch Textchats, zum Beispiel über Kollaborationstools (46 Prozent, 2022: 40 Prozent) oder soziale Netzwerke (39 Prozent, 2022: 36 Prozent) legen leicht zu.
Ein umgekehrter Trend zeigt sich bei Videokonferenzen. Waren es 2022 noch 72 Prozent, gaben jetzt nur noch 65 Prozent an, diese häufig oder sehr häufig abzuhalten. „Nach dem Hoch der Online-Meetings während der Corona-Pandemie setzen einige Unternehmen wieder vermehrt auf persönliche Treffen im Büro“, so Rohleder. „Grundsätzlich ist die Videokonferenz aber gekommen, um zu bleiben – sei es, um dem Wunsch nach Home-Office zu entsprechen, als kostengünstige Alternative zu Dienstreisen oder als Upgrade von traditionellen Telefonkonferenzen.“
Digitale-Office-Lösungen erobern die Unternehmen
Abgelöst werden die papierbasierten Prozesse von digitalen Tools, ohne die heute kein Unternehmen mehr auskommt: 100 Prozent der deutschen Unternehmen setzen inzwischen mindestens eine Digital-Office-Lösung ein, um zum Beispiel auf Dokumente zuzugreifen oder Kundendaten zu verwalten (2022: 98 Prozent).
So nutzen inzwischen 84 Prozent der Unternehmen mindestens eine Anwendung für Enterprise Content Management (ECM), was unter anderem eine digitale Verwaltung geschäftlicher Dokumente ermöglicht (2022: 76 Prozent). Einen deutlichen Zuwachs gab es bei digitalen Lösungen für das Customer-Relationship-Management (CRM): 91 Prozent der Unternehmen nutzen eine CRM-Anwendung zur digitalen Verwaltung von Kundendaten (2022: 77 Prozent). Zudem setzen mit 98 Prozent fast alle Enterprise Ressource Planning (ERP) ein – also Anwendungen für das Management von Ressourcen wie Materialien, Finanzen oder auch Personal (2022: 95 Prozent). „Digitalisierung ist eine Chance, die bisherigen Prozesse sehr grundsätzlich zu überprüfen. Wer analoge Prozesse digitalisiert, sollte den bisherigen Prozess immer in Frage stellen“, empfiehlt Rohleder.
Vorangetrieben wird in vielen Unternehmen außerdem die Automatisierung: So gibt es zum Beispiel in 35 Prozent der Unternehmen Chatbots zur automatischen Beantwortung von Anfragen, vor zwei Jahren waren es erst 25 Prozent. Auch das Workflowmanagement zur Automatisierung von Freigaben und anderen Verwaltungsprozessen verzeichnet mit 30 Prozent Zuwachs (2022: 20 Prozent). Dabei hat sich der KI-Einsatz bei einzelnen Aufgaben innerhalb der Prozessautomatisierung von drei Prozent in 2022 auf 16 Prozent verfünffacht.
Künstliche Intelligenz zur Prozessverbesserung
Sie ist in aller Munde und wird über alle Unternehmensbereiche hinweg bei der Verbesserung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen eine immer größere Rolle spielen: Künstliche Intelligenz. Ganz vorne steht hierbei die Logistik: Hier nutzen oder planen bereits 30 Prozent der Unternehmen den KI-Einsatz. Im Kundenservice und Vertrieb sind es 27 Prozent, jeweils 25 Prozent in den Bereichen Produktion und Projektentwicklung sowie Buchhaltung, Finanzen und Controlling. Aber auch in der Personalabteilung, beim Marketing oder Einkauf wird KI bereits eingesetzt oder der Einsatz geplant. „In einigen Jahren wird KI aus den Büros nicht mehr wegzudenken sein. KI wird Beschäftigte von Routinearbeiten entlasten – und damit auch den zunehmenden Fachkräftemangel abfedern“, ist der Bitkom-Hauptgeschäftsführer überzeugt.
Für die Unternehmen spannend zu beobachten sind die massiven Effekte durch die Digitalisierung ihrer Prozesse: 80 Prozent sehen, dass Geschäftsvorgänge automatisch funktionieren, in 76 Prozent steigt die Transparenz, drei Viertel (75 Prozent) können so Compliance-Vorgaben besser erfüllen. 70 Prozent der Unternehmen haben zufriedenere Kundinnen und Kunden oder die Performance der internen Prozesse steigt (69 Prozent).
Ein uneinheitliches Bild zeigt sich hingegen bei der Datensicherheit: In 48 Prozent der Unternehmen ist die Datensicherheit durch die Digitalisierung gestiegen, während sie in acht Prozent abgenommen hat.
Fachkräftemangel und Investitionsbedarf bremsen
Erschwert wird der Weg hin zum durchgängig digitalisierten Büro aus Sicht der Unternehmen jedoch zum einen durch den Fachkräftemangel (75 Prozent) und zum anderen den hohen Investitionsbedarf (76 Prozent). 2022 waren es noch 64 Prozent. So gaben 66 Prozent an, ihnen fehle die Zeit, sich um die weitere Digitalisierung zu kümmern.
Eine weitere wichtige Rolle spielen die Themen Sicherheit und Datenschutz: Für 65 Prozent zählt die Sorge vor einem unberechtigten Zugriff auf Unternehmensdaten zu den größten Hürden. Gleichzeitig beklagen aber auch 63 Prozent zu hohe Datenschutzanforderungen. „Die Digitalisierung ist für viele Unternehmen nicht nur eine technologische, sondern vor allem auch eine finanzielle und eine personelle Herausforderung“, stellt Rohleder fest. „Hier ist die Politik gefordert, durch Superabschreibungen auf Digitalinvestitionen und eine Modernisierung unseres Bildungssystems.“
Große Unternehmen liegen bei Digital Office Index 2024 vorne
Der vom Bitkom alle zwei Jahre erhobene Digital Office Index (DOI) zeigt, dass der Coronaschub der Jahre 2020 bis 2022 offenkundig einen dauerhaften Effekt hat. So steigt der Index von 54 Punkten im Jahr 2020 auf 59 Punkte im Jahr 2022 auf 62 Punkte in diesem Jahr. „Die Unternehmen arbeiten weiter an ihrer Digitalisierung und kommen dabei Schritt für Schritt voran“, bestätigt Rohleder.
Gebildet wird der Digital Office Index auf der Basis von 40 Indikatoren. Er zeigt den Stand der Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen auf einer Skala von 0 bis 100 Punkten auf. Wie sich zeigt, liegen große Unternehmen dabei weiter vorne: Sie erreichen durchschnittlich 72 Punkte, mittlere Unternehmen stehen bei 67 Punkten und kleine Unternehmen kommen auf 61 Punkte. Damit gehören laut dem diesjährigen Digital Office Index 40 Prozent der Unternehmen zu den Vorreitern bei der Digitalisierung. 42 Prozent verzeichnen einen durchschnittlichen Digitalisierungsfortschritt und bilden das Mittelfeld, während 18 Prozent als Nachzügler gelten. Die komplette Studie zum diesjährigen Digital Office Index gibt es zum Download auf Digital Office Index 2024.
red.
KI-Know-how gewinnt in Stellenanzeigen an Bedeutung
Podcast zu Digitalisierung und Nachhaltigkeit im Facility Management
