Digitale Dokumentenmappe statt dicker Aktenordner: Im Zuge der Digitalisierung legen immer mehr Unternehmen ihre Dokumente digital ab. Doch nicht alles darf ausschließlich digital aufbewahrt werden. Denn die Originale einiger Dokumente sind ausschließlich in Papierform gültig. Wie die Aufbewahrung von Dokumenten in Unternehmen gelingt.
Bei der Menge an Bürokratie ist es nicht immer einfach, den Überblick zu behalten, welche Verträge, Rechnungen und Belege ein Unternehmen aufbewahren muss und welche Aufbewahrungsfirsten – etwa für das Finanzamt – gelten. Ein kleiner Überblick:
Welche Dokumente müssen Betriebe aufbewahren?
In vielen Büros, Handwerksbetrieben und Produktionsfirmen nehmen mit der Zeit die Regalmeter an Aktenordnern zu. Viele Unternehmen heben jedes Dokument auf. Das ist in einigen Fällen auch gesetzlich vorgeschrieben: „Laut Steuer- und Handelsrecht müssen buchführungspflichtige Betriebe, also zum Beispiel Kapital- und Personengesellschaften, alle für die Besteuerung wichtigen Aufzeichnungen aufbewahren“, erklärt Ralf Beißer, Vorstandssprecher der Neue Rechtsschutz-Versicherungsgesellschaft AG.
In dem meisten Fällen handelt es sich hierbei um Handelsbücher, Inventare, Lageberichte, Bilanzen oder Buchungsbelege. „Aber auch Geschäftsbriefe wie Rechnungen oder Auftragsbestätigungen, die Unternehmen an Empfänger versenden oder selbst erhalten, müssen sie aufheben“, ergänzt Beißer. Je nach Branche können sich die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen unterscheiden.
Wie lange müssen Firmen die Dokumente aufheben?
Je nach Art des Dokuments gelten andere Aufbewahrungsfristen: Handelsbücher und Aufzeichnungen wie Arbeitsanweisungen sowie Eröffnungsbilanzen und Rechnungen müssen Unternehmen zehn Jahre archivieren, bei Buchungsbelegen sind es acht Jahre.
Werden Unternehmen von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) überwacht, müssen sie sich erst ab 2026 an diese Frist halten. Für alle, die nicht von der BaFin beaufsichtigt werden, gilt die Regelung bereits ab 2025.
Für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Steuerunterlagen liegt die Aufbewahrungszeit bei sechs Jahren. „Die Fristen beginnen immer mit Ende des Kalenderjahres, in dem das Unternehmen beispielsweise den letzten Eintrag in das Buch vorgenommen hat, und enden ebenfalls mit Jahresende nach sechs oder zehn Jahren. Für einen Bankbeleg aus dem Jahr 2014 heißt das: Unternehmen müssen diesen bis zum 31. Dezember 2024 aufheben“, so Beißer. „Eine Ausnahme gilt bei Verträgen. Hier beginnt die Aufbewahrungsfrist nach Ende der Vertragsdauer.“
Was gilt für die Aufbewahrung im Original und digital?
„Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und amtliche Urkunden müssen Betriebe immer in Originalform und vor Feuer und Feuchtigkeit geschützt aufbewahren“, erklärt Birgit Weiß, Expertin der NÜRNBERGER Versicherung. „Außerdem müssen sie dafür sorgen, dass diese während der gesamten Aufbewahrung lesbar bleiben und die Schrift beispielsweise bei Thermopapier nicht verblasst. Daher gilt: Eine Kopie auf normalem Papier anfertigen und zusammen mit dem Original ablegen.“
Weitere aufbewahrungspflichtige Unterlagen können Unternehmen hingegen auch digital speichern. Handelsbriefe und Eingangsrechnungen müssen dabei bildlich, also zum Beispiel als Scan, wiedergegeben werden können. Wichtig dabei: Das Bild muss dem Original entsprechen. Das bedeutet, dass das digitale Dokument alle Kontrollmerkmale wie Stempel enthalten sowie die gleiche Farbe haben muss.
Für weitere Dokumente wie Buchungsbelege, Handelsbücher und Co. ist eine inhaltliche Wiedergabe ausreichend. Das heißt, Betriebe können lediglich die für die Aufbewahrung wichtigen Informationen speichern. Sie müssen allerdings unter anderem sicherstellen, dass der Inhalt unverändert bleibt.
Die Originale wichtiger Unterlagen, Urkunden und Dokumente in Papierform sollten Unternehmen in einem Dokumententresor mit Feuerschutz und Einbruchschutz aufbewahren.
Dokumente verloren – was jetzt?
Bewahren Unternehmen ihre Unterlagen nicht ordnungsgemäß auf und diese werden dadurch zerstört, oder das Unternehmen weigert sich, die Dokumente auszuhändigen, verstößt es gegen seine Pflichten. Allerdings kann es trotz sorgfältiger Aufbewahrung passieren, dass ein Dokument mal abhanden kommt. „Im schlimmsten Fall kann das in einem Rechtsstreit enden“, erläutert Birgit Weiß. „Das ist nicht nur ärgerlich, hinzu kommen meist hohe Gerichts- und Anwaltskosten. Mit einer gewerblichen Rechtsschutzversicherung können sich Firmen vor den finanziellen Folgen schützen.
Wird der Verlust bemerkt, gilt zunächst: Ruhe bewahren und analysieren, ob es eventuell noch Kopien in digitaler oder Papierform gibt. Von digitalen Dokumenten liegen in der Regel Sicherungskopien vor. Im Ernstfall – etwa bei einem Cyberangriff – raten die Experten Profis zu Rate zu ziehen, die eventuelle Datensätze wieder herstellen können.
Red.
Unternehmen auf dem Weg zum digitalen Büro
Papierloses Büro: In Unternehmen wird immer weniger gedruckt
