Arbeiten in einem Co-Working-Space wird immer beliebter – nicht nur bei Freiberuflern, sondern auch bei Angestellten. Für Letztere stellt sich die Frage, ob sie für die Fahrten in solche Gemeinschaftsbüros Reisekosten abrechnen oder lediglich Fahrtkosten absetzen dürfen. Die Antwort: Es kommt darauf an. Denn laut Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V. (VLH) spielen dabei verschiedene Faktoren eine Rolle.
Ursprünglich stammt das Co-Working-Konzept aus den USA. Dabei werden Arbeitsplätze in der Regel befristet für einen bestimmten Zeitraum gemietet. Das können Stunden, Tage, Wochen oder auch Monate sein. Seit mobiles Arbeiten immer häufiger möglich ist, nutzen nicht nur Freiberufler, sondern zumindest zeitweise auch viele angestellte Arbeitnehmende Co-Working-Spaces, meist in größeren Gemeinschaftsbüros.
Im vergangenen Jahr gab es in Deutschland nach Angaben des Bundesverbands Co-Working-Spaces fast 2.000 solcher Standorte. Zunehmend sind sie nicht nur in den Metropolen, sondern auch in kleineren Städten und ländlichen Gegenden zu finden. Die meisten Co-Working-Spaces sind demnach in Nordrhein-Westfalen zu finden (368), gefolgt von Bayern (316) und Baden-Württemberg (249). Schlusslicht ist das Saarland (11).
Wie wird der Arbeitsweg richtig abgerechnet?
Die Frage ist nun, ob Arbeitnehmende, die zeitweise in einem Co-Working-Space statt in den Unternehmensräumen arbeiten, den Arbeitsweg dorthin als Reisekosten abrechnen dürfen. Dafür muss man wissen: Reisekosten können steuerfrei erstattet werden, wenn ein Angestellter außerhalb der Wohnung und nicht an der ersten Tätigkeitsstätte arbeitet. Dann können auch steuerfreie Verpflegungspauschalen gewährt werden.
Ein angestellter Arbeitnehmender jedoch, der in seinem Unternehmen einen Arbeitsplatz hat, kann nicht grundsätzlich Reisekosten abrechnen, wenn er zeitweise in einem Co-Working-Space arbeitet. Denn auch ein Co-Working-Space kann unter bestimmten Voraussetzungen als erste Tätigkeitsstätte gelten.
Wann gilt ein Co-Working-Space als erste Tätigkeitsstätte?
Das Einkommensteuergesetz (EStG) definiert als erste Tätigkeitsstätte eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Mietet also der Arbeitgeber für den Arbeitnehmenden einen Arbeitsplatz in einem Co-Working-Space und ordnet diesen dem Arbeitnehmenden dauerhaft zu, wird dieser Ort zur ersten Tätigkeitsstätte. Dauerhaft heißt: unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten. In diesem Fall können keine Reisekosten und auch keine Verpflegungsmehraufwendungen in der Steuererklärung angegeben werden.
Möglich ist dann aber die Absetzung der Fahrtkosten über die Entfernungspauschale. Dabei handelt es sich um Werbungskosten. Zu diesen können noch weitere beruflich bedingte Ausgaben kommen, die von der Steuer abgesetzt werden können.
Wann wird ein Co-Working-Space als vorübergehender Arbeitsplatz eingestuft?
Anders liegt der Fall, wenn ein Arbeitnehmer im Unternehmen seines Arbeitsgebers dauerhaft einem festen Arbeitsplatz zugeordnet ist und ihm nur vorübergehend ein Co-Working-Space zugewiesen wird. Beispielsweise während eines Projekts oder für einen Zeitraum von weniger als 48 Monaten. Ebenfalls möglich: Ein Arbeitnehmer ist keiner betrieblichen Einrichtung zugeordnet und der Arbeitgeber bringt ihn regelmäßig für jeweils weniger als zwei volle Arbeitstage pro Woche in einem Co-Working-Space unter. Dann gilt der angemietete Arbeitsplatz in dem Gemeinschaftsbüro nicht als erste Tätigkeitsstätte – und dem Arbeitnehmer dürfen Reisekosten steuerfrei erstattet sowie ebenfalls steuerfreie Verpflegungspauschalen gewährt werden.
Wichtig zu wissen: Bei den genannten Szenarien handelt es sich um sogenannte dienstrechtliche beziehungsweise arbeitsrechtliche Zuordnungen durch den Arbeitgeber.
red.
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